Privacy Policy

 

Coöperatieve Vereniging ONS Recreatieoord Hoek van Holland B.A.

Vastgesteld door de Adviesraad op 13 augustus 2023

1. Inleiding

De Coöperatieve Vereniging hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, huurders, belangstellenden en donateurs. Persoonlijke gegevens worden door De Coöperatieve Vereniging dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De Coöperatieve Vereniging houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de wet stelt. In dit privacy beleid staat beschreven hoe de Coöperatieve Vereniging persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle organisatieonderdelen.

1.1 Vereisten verwerking persoonsgegevens voor verenigingen
De wet stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie. Deze eisen zijn:

• toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;
• juist en nauwkeurig bijhouden van de lid-gegevens en huurders-gegevens;
• beveiligen van de lid gegevens;
• op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lid gegevens;
• uitsluitend gebruik van de lid gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;
• recht op het wisselen van gegevens;
• recht op rectificatie en aanvulling;

Conform de wet is het de Coöperatieve Vereniging toegestaan persoonsgegevens te verwerken; categorie Bijzondere vereisten, vrijgestelde categorieën van verwerkingen (paragraaf 1): verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties.

1.2 Aanvullende vereisten
De Coöperatieve Vereniging stelt met dit privacy beleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid bevat ook aandachtspunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen.

1.3 Systemen
De Coöperatieve Vereniging verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen.

1.3.1 Ledenbestand en Huurdersbestand
Het ledenbestand is de administratieve applicatie van de vereniging Coöperatieve Vereniging en wordt louter gebruikt door de bestuursleden van de vereniging en/of de door de Coöperatieve Vereniging aangestelde beheerder. Het systeem bevindt zich op een of meerdere beveiligde lokale computers  met internetverbinding. Er is geen directe toegang voor leden en derden.
1.3.2 Registratie bestuurlijke en juridische zaken
Het bestuur legt statutaire zaken zoals registratie Kamer van Koophandel, verslagen van Algemene ledenvergaderingen en bestuur, jaarafsluitingen en briefwisselingen vast. Het systeem bevindt zich op een beveiligde lokale computer met internetverbinding. Er is geen directe toegang voor leden en derden.
1.3.3 Financiën
De financiële administratie van de Coöperatieve Vereniging is het bankrekeningnummer waarop de huren en andere inkomsten binnenkomen en de uitgaven worden gedaan voor het besturen en beheren. Alleen bestuursleden en daartoe aangestelde functionarissen van de door de Coöperatieve Vereniging aangestelde Beheerder, hebben toegang tot de financiële administratie.
1.3.4 E-mail
De Coöperatieve Vereniging maakt gebruik van het haar eigen E-mailsysteem voor het (geautomatiseerd) versturen van e-mails. Alleen de hiervoor strikt noodzakelijke gegevens worden -na toestemming van het lid- door de Coöperatieve Vereniging verstrekt.  
1.3.5 Website
Leden van de Coöperatieve Vereniging kunnen op de website van de Coöperatiever Vereniging gebruikmaken van een eigen-leden-pagina. Hierop staan onder meer hun eigen geregistreerde gegevens, die zij alleen persoonlijk kunnen inzien en deze indien gewenst of noodzakelijk zelf wijziging.  Ook kunnen zij besloten informatie van de coöperatieve Vereniging inzien. 
1.3.6 Registratie plus
Wanneer een persoon die bij de vereniging betrokken is (geweest),  en het lidmaatschap van de Coöperatieve Vereniging is beëindigd, wordt deze beëindiging in het ledenbestand vastgelegd. De Coöperatieve Vereniging verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Coöperatieve Vereniging. Het privacy statement is te vinden op de website:  https://ONSrecreatieoord.nl/

1.4. Wijzigingen
De Algemene Ledenvergadering (ALV) van de Coöperatieve Vereniging behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid.  In opdracht van de ALV zal tweejaarlijks het Privacy Beleid en –Statement worden geëvalueerd. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat een ieder van de wijzigingen op de hoogte is. 

2 Registratie, verwerking en zichtbaarheid persoonsgegevens

2.1 Gegevensmatrix
De volgende persoonsgegevens worden door het bestuur van de Coöperatieve Vereniging geregistreerd in het ledenbestand:
Standaard:

• datum aanmelding door nieuw lid of nieuwe huurder(s);
• lidnummer;
• voor- en achternaam;
• geboortedatum en maatschappelijke status;
• adres; 
• woonadres, woonplaats en postcode;
• telefoonnummer(s);
• e-mailadres;
• datum van lidmaatschap en/of ingang huurovereenkomst;
• datum van uitschrijving (met opgave van reden).

NB. Het bankrekeningnummer wordt niet vastgelegd in het ledenbestand.  Dat gebeurt alleen bij de financiële administratie.

2.2 Registratie van bijzondere gegevens
De Coöperatieve Vereniging legt nadrukkelijk geen gegevens vast over iemands gezondheid, godsdienst, levensovertuiging en etnische achtergrond, etc..

2.3 Systeem- en gegevensbeheer
De gegevens en applicaties die gebruikt worden binnen de Coöperatieve Vereniging
zijn aan onderhoud onderhevig. Verantwoording voor het  beheer ligt bij de secretaris van het bestuur. Het bestuur of de secretaris kunnen (een) afzonderlijke functionaris(sen) toegang geven tot systemen en applicaties. Zo heeft de webmaster van de Website van de Coöperatieve Vereniging inzicht in de op de website opgenomen data. Er is geen toegang voor derden.

3. Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens

3.1.Wie verwerkt?
Secretaris namens het bestuur: verwerkt de gegevens van de nieuwe en bestaande leden.  Er is geen directe toegang voor derden. 
Bij delegatie van taken van het bestuur aan de beheerder, zal deze beheerder (en zijn mogelijke medewerkers) alle regels van dit beleid  onderschrijven en uitvoeren.
De aangestelde webmaster verwerkt alles m.b.t. de website van de Coöperatieve Vereniging.
Penningmeester namens het bestuur beheert de bankadministratie. De  penningmeester heeft ook inzage en toegang tot de bankrekeningnummers van de leden.

3.2 Verstrekking persoonsgegevens voor communicatiedoeleinden
Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden aan derden is niet toegestaan. 

3.3 Verantwoording
Het bestuur van de Coöperatieve Vereniging zal in haar jaarverslag openheid van zaken geven voor een correcte naleving van de AVG door de Coöperatieve Vereniging m.b.t. persoonsgegevens die door de vereniging voor communicatiedoeleinden ter beschikking zijn gesteld. Dit is inclusief het beheer van de website en de communicatiemiddelen. 

4. Persoonsgegevens ten behoeve van onderzoek

4.1 Referentie-onderzoeken
De Coöperatieve Vereniging ondersteunt ontwikkelingen in de samenleving. Als de Coöperatieve Vereniging verzocht wordt om aan onderzoek daartoe mee te werken,  en waarvoor haar ledenbestand geraadpleegd moet worden,  zal zij hiervoor eerst toestemming vragen aan de leden.

4.2 Externe onderzoeken
In uitzonderlijke gevallen kunnen exclusieve  rechten kunnen worden toegekend  om gegevens in te zien (raadplegen). Bijvoorbeeld  gerechtelijke onderzoeken. Wij zijn dit van rechtswege verplicht.

5. Bewaren van persoonsgegevens

5.1 Lijsten maken
Het ledenbestand is hét ledenadministratie systeem van de Coöperatieve Vereniging. En hoewel er in- en export mogelijkheden zijn voorzien, om bijvoorbeeld een lijst te maken, is het expliciet niet de bedoeling lijsten te exporteren en deze voor langere tijd te bewaren, of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens.

5.2 Termijn gegevens
De gegevens in het ledenbestand blijven hier in staan zo lang het lidmaatschap van het lid loopt. Dit omvat zowel de persoonsgegevens als bijvoorbeeld inschrijvingen en betalingsgegevens. Na afloop van het lidmaatschap worden alle gegevens nog één (1) jaar bewaard . Daarna worden de gegevens geanonimiseerd bewaard voor bijvoorbeeld statistische doeleinden.

5.3 Back-ups en beveiliging
De gegevens en applicaties van de Coöperatieve Vereniging bevinden zich op de computer van het bestuur. Deze computer is aangesloten op het internet en actueel beveiligd tegen toegang van derden. Tevens vindt tenminste maandelijks een externe back-up plaats die op een andere afgesloten plaats, bijvoorbeeld in “the cloud”, wordt bewaard.

6. Datalekken

6.1 Procedure bij een datalek
Uiteraard doet de Coöperatieve Vereniging er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek en zal het bestuur dit binnen 72 uur melden aan de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

De melding hieraan bevat tenminste:

• De aard van de inbreuk; bij elke melding van een datalek  zal het bestuur proberen te achterhalen:  wat de oorzaak van het datalek is, wat er met de gegevens is gebeurd, wie er betrokken is en of er schade is ontstaan;  
• De instanties waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
• De aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken. Een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van de persoonsgegevens;
• De maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen.

6.2 Informeren betrokkenen
Nadat er een datalek heeft plaatsgevonden en het waarschijnlijk is dat het lek ongunstige gevolgen zal hebben voor de persoonlijke levenssfeer van het betrokken lid, wordt dit lid in kennis gesteld. In deze melding zal tenminste de aard van de inbreuk, de instanties waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen en de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken bevatten.

7. Misbruik van persoonlijke gegevens

7.1 Misbruik voorkomen
Wanneer persoonsgegevens gebruikt worden op een andere manier dan is toegestaan volgens wet en beleid, dan is er sprake van ongeoorloofd gebruik. Het ongeoorloofd gebruik kan onopzettelijk zijn, omdat men niet op de hoogte is van de regels. Er kan ook sprake zijn van opzet. In het kader van dit beleid verstaan we onder het begrip ‘misbruik’ zowel opzettelijk als onopzettelijk ongeoorloofd gebruik Misbruik kan leiden tot schade aan personen of de organisatie. We spreken over misbruik, wanneer:

• een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en gaat gebruiken.
• een in principe gerechtigd persoon die gegevens gebruikt voor een ander doel
• gegevens gebruikt worden die niet geregistreerd of gebruikt mogen worden.

7.2 Hulpmiddelen
Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat een aantal maatregelen getroffen worden. Zo is het belangrijk om beleid op het gebied van privacy en persoonsgegevens te hebben, afspraken te maken en dit ook duidelijk te communiceren. Duidelijkheid over goed gebruik van gegevens voorkomt in ieder geval onopzettelijk misbruik

7.2.1 Controle
In de ledenadministratie kan alleen het  bestuur (voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en secretaris) bij gegevens. Overige bestuursleden krijgen alleen toegang tot een deel hiervan, dat deel wat zij nodig hebben voor hun taak. (bv voor een werkgroep o.i.d.). Slechts bij de jaarlijkse controlerende taken wordt alleen voor dat deel wat zij nodig hebben voor hun taak, toegang gegeven. Bijvoorbeeld aan de accountant of de Financiële Commissie.
7.2.2 Integriteits- en geheimhoudingsverklaringen
Personen die breed toegang hebben tot gegevens moeten bij het begin van hun taak een integriteits- en geheimhoudingsverklaring ondertekenen. In die verklaring staat beschreven dat er zorgvuldig moet worden omgegaan met gegevens, waaronder persoonsgegevens.
7.2.3 Misbruik melden
Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens, dient dit gemeld te worden bij het bestuur van de Coöperatieve Vereniging, zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden. Tevens kan dit kenbaar gemaakt worden in de Algemene Ledenvergadering zodat een aparte commissie van onderzoek kan worden ingesteld.
7.2.4 Maatregelen
Misbruik van gegevens zal - afhankelijk van de ernst - aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak en eventueel zelfs einde lidmaatschap. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.

8. Vragen en klachten

Voor vragen over Privacy bij de Coöperatieve Vereniging kun je terecht bij alle bestuursleden, de leden van de Recreantenraad en de ALV. Ook voor een klacht of melding daarvan kun je  terecht bij Het Loket op de website. Van elke melding zullen de nodige gegevens worden geregistreerd. Daardoor kan tijdens de behandeling het noodzakelijke contact worden onderhouden.